Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen

Prosecurus Aktenvernichtung ist nach EU-DSGVO und DIN 66399 zertifizierte Aktenvernichtung und Akteneinlagerung Dienstleistung. Wir vernichten Ihre Akten sicher und preiswert zu höchste Schutzklasse 3

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

 

Der Gesetzgeber hat handels- und steuerrechtlich klar reglementiert wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Hierbei gibt es Unterschiede zwischen den Aufbewahrungsfristen steuerrechtlich relevanter Dokumente und einfacher Korrespondenz. Gewerbetreibende fragen sich oft, wie lange welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Kobiax hat die Antwort.

Falls Sie wissen möchten welche Ihrer Akten und Dokumente schon vernichtet werden dürfen und welche Sie noch aufbewahren müssen, geben wir Ihnen hier einen Überblick mit allen für Sie relevanten Aufbewahrungsfristen.

Übersicht der gesetzlich relevanten Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

  • Gewerbetreibende sind im Normalfall gesetzlich dazu verpflichtet ihre Geschäftsunterlagen 6 oder 10 Jahre lang aufzubewahren. Unter Umständen kann die Aufbewahrungsfrist sogar 30 Jahre oder länger sein.

  • Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden sich im Detail im Handelsgesetzbuch (HGB), steuerrechtliche Fristen sind in § 147 der Abgabenordnung(AO) definiert. Beachten Sie, dass es neben diesen allgemeinen Regelungen weitere Vorschriften gibt, die sich spezifisch auf bestimmte Branchen und Anwendungsgebiete beziehen.

Beginn der gesetzlich relevanten Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

  • Für Aufbewahrungsfristen gilt: Die Fristen für das jeweilige Dokument beginnt im Regelfall immer erst nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem im betreffenden Dokument die letzte Änderung gemacht worden ist, nicht nach Ende des Jahres auf welches sich das Dokument bezieht.

  • Beispiel: Für Jahresabschlüsse gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Nehmen wir als Beispiel den Jahresabschluss für das Jahr 2016. Da der Jahresabschluss für das Jahr 2016 frühestens im Jahr darauf, also im Jahr 2017 fertiggestellt wird, beginnt die Aufbewahrungsfrist auch erst nach Ende dieses Kalenderjahres – also am 1. Januar 2018.

    Die Abschlussunterlagen für das Geschäftsjahr 2010 dürfen also nicht bereits im Jahr 2027 vernichtet werden, sondern im Regelfall erst im Jahr darauf – frühestens am Anfang des Jahres 2028!


     

Wenn Sie unsicher sind, welche Dokumente Sie schon vernichten dürfen und welche Sie noch aufbewahren müssen, empfehlen wir Ihnen Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten!

Bei Kobiax können Sie gerne Dokumente mit noch laufenden Aufbewahrungsfristen einlagern und uns mit der automatischen Vernichtung dieser beauftragen, nachdem die jeweiligen Fristen abgelaufen sind. Gerne archivieren wir Ihre Dokumente auch darüber hinaus digital. So haben Sie im Zweifelsfall selbst nach physischer Vernichtung von Papierdokumenten noch Zugriff auf eine digitalisierte Kopie dieser.